Dienstplanprogramm mit Zeiterfassung

Nach der Anmeldung öffnet sich das Dashboard mit dem Überblick über den Tag: eigene Stempeluhr, Knopf für die Krankmeldung, wer heute Dienst hat und der Dienstplan des Tages. Mitarbeitende sehen dort ihre Ist- und Sollstunden des laufenden Monats und einen Hinweis, wenn ein Schichttausch, an dem sie beteiligt sind, genehmigt oder abgelehnt wurde; eine Kachel zeigt die offenen Tauschanträge, die sie betreffen.

Die Leitung sieht zusätzlich, wer gerade eingestempelt ist, und genehmigt offene Abwesenheitsanträge direkt dort oder lehnt sie mit Begründung ab. Noch nicht genehmigte Arbeitszeiten stehen je Monat, auch aus Vormonaten; ein Klick führt in die Zeiterfassung des Monats. Dazu kommen die Praxisübersicht des Monats und die offenen Tauschanträge der Praxis.

Eine Begrüßung mit Vornamen und ein kurzer motivierender Spruch aus einer Sammlung in der eigenen Datenbank gehören dazu; den Spruch blendet jede Person für sich aus, wenn sie ihn nicht möchte. Was jemand sieht, richtet sich nach Rolle und Rechten. Zuschaltbar kommen die für die Person bestimmten Dienstplan-Notizen des Tages, für die Leitung offene Anträge zum Arbeitszeitkonto, bei eingeschaltetem Jugendarbeitsschutz die Fristen der Untersuchungen und Unterweisungen und bei der Erinnerung an die Anonymisierung eine Karte zu ausgeschiedenen Personen hinzu.

Auf jeder Seite der Software öffnet der Knopf „Hilfe“ die Erklärung zu genau dieser Seite, mit Abschnitten zum Aufklappen und Tipps; am Smartphone geht das über das Fragezeichen oben. Zuschaltbar ist ein Suchfeld, das die Hilfe aller Seiten durchsucht; ein Klick auf einen Treffer öffnet die passende Seite und klappt den Abschnitt auf.

Dazu gibt es ein Handbuch, das die Funktionen Kapitel für Kapitel erklärt: was sie tun, wie der Arbeitsablauf aussieht, dazu Fallbeispiele aus dem Praxisalltag mit erfundenen Personen und ein Kapitel zu den Meldungen der Software. Die Suche im Handbuch zeigt die passenden Abschnitte mit Textausschnitt und springt direkt an die Stelle. Hilfe und Handbuch stehen Mitarbeitenden und Leitung gleichermaßen offen. Die Hilfe gibt es auf Deutsch und Englisch, das Handbuch auf Englisch in kürzerer Fassung. Beides ist Teil der Software und braucht keinen externen Dienst.

Neue Funktionen, die Abläufe oder Ergebnisse verändern, wirken erst, wenn die Praxis sie einschaltet. Bis dahin arbeitet die Software wie gewohnt. Die meisten Funktionsschalter stehen gesammelt auf einer Seite der Einstellungen, jeder mit einer kurzen Beschreibung, was er ein- und ausschaltet; eine Änderung gilt sofort für alle. Neue Regeln des Arbeitszeitrechts schaltet die Praxis im Regelwerk einzeln ein.

Fehlerkorrekturen kommen ohne Schalter, denn sie sollen sofort wirken. Auf dieser Seite tragen Funktionen, die in der Grundeinstellung aus sind, das Kennzeichen „zuschaltbar“.

Mitarbeitende stempeln auf dem Dashboard, auf der Seite „Zeiterfassung“ oder mit der mobilen Stempeluhr am Smartphone. Auf dem Dashboard und in der Zeiterfassung ist die Startzeit mit der aktuellen Uhrzeit vorbelegt und lässt sich anpassen; vor 8 Uhr morgens fragt die Software, ob der Dienst zu gestern oder heute gehört. Beim Einstempeln ordnet sie die Zeit der geplanten Schicht des Tages zu. Pausen werden mit Beginn und Ende gestempelt. Vor dem Ausstempeln zeigt ein Dialog Beginn, Ende, Pausenzeiten, Gesamtpause und Netto-Arbeitszeit, und fehlende Pausen lassen sich dort nachtragen.

Verstößt der Eintrag gegen eine aktive Regel zu Pause, Tages- oder Wochenarbeitszeit, steht der Hinweis im Dialog, bevor gespeichert wird; Pausenhinweise erscheinen schon beim Eintippen. Ist ein Eintrag eines früheren Tages noch offen, zeigen die Stempeluhren das Datum und „Ende offen“, und beim Ausstempeln ist das tatsächliche Ende dieses Tages ein Pflichtfeld.

Die Leitung genehmigt Zeiten einzeln oder einen ganzen Tag auf einmal. In der Ansicht „Nach Tagen“ stehen alle Stempelungen einer Person an einem Tag in einer Zeile: erster Beginn, letztes Ende, Pausenzeiten von/bis und Tagessumme. Für diese Zeile prüft die Software Pause, Tagesarbeitszeit und Ruhezeit zum Vortag nach dem hinterlegten Regelwerk; Lücken zwischen zwei Stempelungen zählen dabei als Pause, mit dem zuschaltbaren Schalter zu § 4 Satz 2 ArbZG erst ab 15 Minuten. Hinweise erscheinen als Warnzeichen, aufgeklappt mit der Begründung vom Stempeln, und halten die Genehmigung nicht auf. Laufende Einträge sind von der Genehmigung ausgenommen.

Ändern sich bei einer Korrektur Beginn, Ende oder Pause, setzt die Software die Genehmigung zurück; ein neuer Korrekturgrund, eine neue Notiz oder eine andere Position lassen sie stehen. Korrigiert die Leitung, genehmigt sie im selben Schritt. Bereits genehmigte Zeiten ändern Mitarbeitende nur, wenn die Praxis es erlaubt (zuschaltbar). Eine Kachel auf dem Dashboard nennt je Monat, wie viele Zeiten noch offen sind, auch aus Vormonaten. In den Lohnexport gehen nur genehmigte Zeiten.

Das persönliche Smartphone erinnert in drei Fällen ans Stempeln: zu Dienstbeginn, wenn noch nicht eingestempelt ist, kurz bevor die Pausenpflicht greift, und zum Feierabend, wenn noch eingestempelt ist. Mitarbeitende schalten die Erinnerungen selbst ein und bestätigen dabei, dass es ihr persönliches Gerät ist; mit einer Testbenachrichtigung prüfen sie vorab, ob sie ankommt. Die Zeitpunkte stellt jede Person für sich ein, ebenso ein Zeitfenster, außerhalb dessen keine Erinnerung kommt. Bereitschaftsdienste lassen sich für Dienstbeginn und Feierabend abwählen, und die Leitung kann einzelne Erinnerungsarten für die ganze Praxis abschalten.

Ein Tipp auf die Erinnerung öffnet nur das Dashboard; die Erinnerung selbst stempelt nicht. Zugestellt wird über den Push-Dienst des Browser-Herstellers, der Inhalt ist dabei verschlüsselt. Auf dem iPhone muss die Software dafür als Symbol auf dem Startbildschirm liegen. Der Push-Dienst kann seinen Sitz außerhalb der EU haben.

Jede Person mit eigenem Mitarbeiterprofil sieht in der Seitenleiste unter „Mein Status“ ihren aktuellen Stand. Oben steht das Stundenkonto von heute, aufgelaufen seit dem Dienstplanstart. Darunter zeigen die Reiter Tag, Woche und Monat Ist und Soll bis heute sowie Über- oder Minusstunden. Eine laufende Stempelung zählt dabei im Ist mit und ist als „live“ gekennzeichnet; das gilt für heute und für eine Nachtschicht vom Vortag, ein vergessener Eintrag eines früheren Tages zählt nicht mit. Beim Urlaub steht, wie viele Tage nach den bis heute genommenen noch übrig sind und wie viele davon schon fest verplant sind. Dieselbe Stundenkonto-Zahl sieht die Leitung beim Planen in der Planungshilfe des Dienstplans.

Hinterlegt sind zehn Regeln nach dem Arbeitszeitgesetz: zu Tageshöchst- und Regelarbeitszeit, Mindestpausen, Ruhezeit, Wochenarbeitszeit, den beiden Ausgleichszeiträumen, Nachtarbeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Sechs sind ab der Einrichtung aktiv, die übrigen vier schaltet die Praxis bei Bedarf ein. Jede Regel lässt sich einzeln ein- und ausschalten und in Grenzwert, Schwere, Priorität und Meldungstext anpassen.

Für Tages-, Wochen-, Pausen- und Ruhezeitregeln kommen Toleranzen in Minuten hinzu, für Pausenregeln ein Mindest-Pausenblock (mit dem zuschaltbaren Schalter zu § 4 Satz 2 mindestens die gesetzlichen 15 Minuten). Für die Prüfung beim Stempeln legt die Praxis je Regel fest, ob ein Verstoß begründet oder nur bestätigt wird; die Bestätigung genügt, wenn alle Verstöße einer Buchung so eingestellt sind. Regeln mit der Schwere „Info“ erscheinen als Hinweis ohne Begründung.

Eine ausgeschaltete Regel wirkt an keiner Stelle mehr: nicht beim Stempeln, nicht im Monatsnachweis und nicht bei den zuschaltbaren Hinweisen beim Planen. Die festen Erinnerungen an Sonntags- und Nachtarbeit im Schicht-Dialog bleiben davon unberührt. Bearbeiten dürfen das Regelwerk ab Werk nur Administratoren.