Zeiterfassung für Arztpraxen: digitale Stempeluhr am Praxisrechner und Smartphone
Die Zeiterfassung meiner Dienstplan-Software für Arztpraxen ist eine digitale Stempeluhr im Browser. Ihr Praxisteam stempelt am Praxisrechner oder am Smartphone und erfasst Pausen mit Beginn und Ende. Wer das Ausstempeln vergisst, trägt die Endzeit bis zu vier Tage später selbst nach, und die Praxisleitung genehmigt die Zeiten einzeln oder tageweise. Diese Seite beschreibt die Arbeitszeiterfassung. Dienstplan, Urlaub und alle übrigen Funktionen bis zum Lohnexport (Beta) finden Sie auf der Seite Dienstplan & Zeiterfassung.
Preis und Demonstration auf Anfrage.
- Stempeluhr im Browser am Praxisrechner, mobile Stempeluhr am Smartphone
- Pausen mit Beginn und Ende, Hinweis bei zu kurzer Pause nach § 4 ArbZG
- Vergessenes Ausstempeln bis zu vier Tage später selbst nachtragen
- Genehmigung durch die Praxisleitung, einzeln oder tageweise
- Änderungsverlauf je Zeiteintrag mit Person, Zeitpunkt und Werten
Stempeluhr
Stempeln am Praxisrechner und am Smartphone
Gestempelt wird dort, wo Ihr Praxisteam ohnehin arbeitet: im Browser am Praxisrechner oder am eigenen Smartphone. Ein eigenes Stempelterminal ist dafür nicht nötig.
Medizinische Fachangestellte (MFA), Auszubildende und alle anderen Mitarbeitenden stempeln auf dem Dashboard, auf der Seite „Zeiterfassung“ oder mit der mobilen Stempeluhr am Smartphone. Auf dem Dashboard und in der Zeiterfassung ist die Startzeit mit der aktuellen Uhrzeit vorbelegt und lässt sich anpassen. Vor 8 Uhr morgens fragt die Software, ob der Dienst zu gestern oder heute gehört. Beim Einstempeln ordnet sie die Zeit der geplanten Schicht des Tages zu.
- Stempeluhr am PC: Kommen, Pause, Weiter und Gehen per Klick, auf dem Dashboard oder auf der Seite „Zeiterfassung“
- Mobile Stempeluhr: eine eigene Seite fürs Smartphone mit großer Uhr und einem Knopf zum Ein- und Ausstempeln. Eingestempelt wird dort mit der aktuellen Uhrzeit, Pausen trägt man beim Ausstempeln ein
- Keine App aus dem App-Store: Die Software läuft im Browser und lässt sich auf dem Smartphone als Symbol auf den Startbildschirm legen
- Zeiterfassung am Smartphone auch von unterwegs, etwa nach einem Hausbesuch, wenn der Server über HTTPS aus dem Internet erreichbar ist, sonst im Netz der Praxis oder per VPN. Das legen wir bei der Einrichtung fest
- Einstempeln in der Zukunft nimmt die Software nicht an
- Beim Einstempeln prüft die Software, ob seit dem Arbeitsende des Vortags genug Ruhezeit vergangen ist. Nach § 5 Abs. 1 ArbZG brauchen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nach Ende der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden. Ist die Ruhezeit kürzer, bittet die Software um eine kurze Begründung, verhindert wird die Erfassung nicht. Die Regel ist ab der Einrichtung aktiv
- Push-Erinnerungen ans Stempeln auf das eigene Smartphone: Dienstbeginn, Pause, Feierabend
- Standort beim Stempeln, nur mit Einwilligung
| Erfassungsweg | Wer erfasst und wann |
|---|---|
| Stempeluhr am Praxisrechner | Mitarbeitende selbst, laufend beim Kommen, bei Pausen und beim Gehen, auf dem Dashboard oder auf der Seite „Zeiterfassung“. |
| Mobile Stempeluhr am Smartphone | Mitarbeitende selbst, mit der aktuellen Uhrzeit. Von unterwegs nur, wenn der Server über HTTPS oder per VPN erreichbar ist. |
| Nacherfassung | Mitarbeitende nachträglich, ein vergessenes Ende bis zu vier Tage später, nie im Voraus. Erfasst die Leitung nach, ist die Zeit im selben Schritt genehmigt. |
| Ist-Zeiten im Wochenplan | Die Praxisleitung, direkt an der Schicht, für heute und vergangene Tage. |
| Schnellerfassung zuschaltbar | Zeilenweise für mehrere Mitarbeitende, für heute oder einen vergangenen Tag. Auf Wunsch nutzen auch Mitarbeitende die Seite für die eigene Zeile. |
Push-Erinnerungen ans Stempeln (zuschaltbar). Auf Wunsch erinnert das eigene Smartphone an Dienstbeginn, fällige Pause und Feierabend. Mitarbeitende schalten das selbst ein. Der Inhalt geht verschlüsselt über den Push-Dienst des Browser-Herstellers, der seinen Sitz außerhalb der EU haben kann.
Pausen
Pausen richtig erfassen
Pausen stempeln Mitarbeitende mit Uhrzeit für Beginn und Ende. Läuft beim Ausstempeln noch eine Pause, fragt die Software nach, damit kein Pausenende vergessen wird.
Vor dem Ausstempeln zeigt ein Dialog Beginn, Ende, Pausenzeiten, Gesamtpause und Netto-Arbeitszeit. Fehlende Pausen lassen sich dort nachtragen. Verstößt der Eintrag gegen eine aktive Regel zu Pause, Tages- oder Wochenarbeitszeit, steht der Hinweis im Dialog, bevor gespeichert wird. Pausenhinweise erscheinen schon beim Eintippen.
Nach § 4 Arbeitszeitgesetz ist die Arbeit bei mehr als sechs bis zu neun Stunden durch mindestens 30 Minuten Ruhepause zu unterbrechen, bei mehr als neun Stunden durch mindestens 45 Minuten. Die Pausen lassen sich in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufteilen. Beide Pausenregeln sind in der Software ab der Einrichtung aktiv. Bei einem Verstoß bittet sie um eine kurze Begründung oder, je nach Einstellung, um eine Bestätigung per Häkchen. Verhindert wird die Erfassung nicht.
- Pausenabschnitte unter 15 Minuten nicht anrechnen (§ 4 Satz 2 ArbZG): Auf die gesetzliche Mindestpause zählen dann nur Abschnitte ab 15 Minuten. Die bezahlte Arbeitszeit ändert sich dadurch nicht
- Unterbrechungen unter 15 Minuten als Arbeitszeit zählen: Die Software zieht dann nur Pausenabschnitte ab 15 Minuten ab. Das ändert Stunden und Lohn und gilt ab dem Tag des Einschaltens, nie rückwirkend
- Toleranz je Regel in Minuten, bei Pausenregeln auch für wenige fehlende Pausenminuten
- Verstoß nur bestätigen statt begründen
Solange „Unterbrechungen unter 15 Minuten als Arbeitszeit zählen“ ausgeschaltet ist, zieht die Software jede erfasste Pausenminute ab. Ob kurze Unterbrechungen als Arbeitszeit zählen sollen, stimmen Sie vor dem Einschalten am besten mit Ihrer Lohnbuchhaltung ab.
Nachtragen
Ausstempeln vergessen? Nachtragen bis zu vier Tage später
Wer das Ausstempeln vergisst, trägt die tatsächliche Endzeit bis zu vier Tage später selbst nach. Bis dahin zeigen die Stempeluhren das Datum und „Ende offen“, und beim Ausstempeln ist das tatsächliche Ende dieses Tages ein Pflichtfeld.
Ältere offene Einträge korrigiert die Leitung. Sie sieht auf dem Dashboard, wer gerade eingestempelt ist, und stempelt bei Bedarf jemanden mit Begründung aus: bei einem Dienst von heute zur aktuellen Uhrzeit, bei einem vergessenen Eintrag der letzten vier Tage mit der tatsächlichen Endzeit dieses Tages. Der Eintrag bleibt danach zur Prüfung offen.
- Vergessene Zeiten erfassen Mitarbeitende nachträglich, mit Schicht- und Positionsauswahl wie im Dienstplan. Die Leitung erfasst und genehmigt in einem Schritt
- Bei Zeiten über Mitternacht oder über 9 Stunden fragt die Software nach
- Ändern Mitarbeitende in der Zeiterfassung eine abgeschlossene Zeit nachträglich, verlangt die Software einen Korrekturgrund
- Nacherfassungen in der Zukunft nimmt die Software nicht an
- Erinnerung zum Feierabend per Push auf das eigene Smartphone, wenn noch eingestempelt ist
- Automatisches Ausstempeln nach einer einstellbaren Höchstdauer, auf Wunsch mit eigener Grenze je Person: Als Ende trägt die Software Beginn plus Höchstdauer ein, und der Eintrag bleibt zur Prüfung durch die Leitung offen. Einzelne Personen lassen sich mit einem eigenen Funktionsschalter ganz ausnehmen
Genehmigung
Genehmigung durch die Praxisleitung
Die Praxisleitung genehmigt Zeiten einzeln oder einen ganzen Tag auf einmal. Wer Zeiten genehmigen darf, legt die Praxis über die Rechte je Rolle fest. Ab Werk sind das die Rollen Manager und höher.
In der Ansicht „Nach Tagen“ stehen alle Stempelungen einer Person an einem Tag in einer Zeile: erster Beginn, letztes Ende, Pausenzeiten von/bis und Tagessumme. Für diese Zeile prüft die Software Pause, Tagesarbeitszeit und Ruhezeit zum Vortag nach dem hinterlegten Regelwerk. Lücken zwischen zwei Stempelungen zählen dabei als Pause, mit dem zuschaltbaren Schalter zu § 4 Satz 2 ArbZG erst ab 15 Minuten. Hinweise erscheinen als Warnzeichen, aufgeklappt mit der Begründung vom Stempeln, und halten die Genehmigung nicht auf.
- Laufende Einträge sind von der Genehmigung ausgenommen
- Eine Kachel auf dem Dashboard nennt der Leitung je Monat, wie viele Zeiten noch offen sind, auch aus Vormonaten. Ein Klick öffnet den Monat in der Zeiterfassung
- Korrigiert die Leitung einen Eintrag, genehmigt sie ihn im selben Schritt
- Im Stundenkonto zählen abgeschlossene Stempelungen sofort, in den Lohnexport (Beta) gehen nur genehmigte Zeiten
- Automatische Genehmigung eigener Stempelungen und eigener Nacherfassungen mit Endzeit, für die ganze Praxis oder je Person. Korrekturen und Einträge, die die Leitung für andere macht, bleiben in der manuellen Prüfung
- Vereinfachtes Ausstempeln: Mitarbeitende bestätigen beim Ausstempeln nur Arbeitszeit und Pausen, die Zeiterfassung zeigt dann die Ansicht „Nach Tagen“
Nachvollziehbar
Änderungsprotokoll und Aufbewahrung
Jeder Schritt, den eine Person an einem Zeiteintrag macht, steht im Änderungsverlauf: Stempeln, Pausen, Nacherfassung, Korrektur, Genehmigung und Löschung. Festgehalten sind Person, Zeitpunkt und Werte, auch wenn jemand für eine andere Person gehandelt hat. Auch das zuschaltbare automatische Ausstempeln steht dort, als „Systemregel“ oder mit der Person, die den Lauf ausgelöst hat.
Herkunft jeder Stempelung
Zu jeder Stempelung zeigt die Software den Erfassungsweg (Weboberfläche oder mobile Stempeluhr) und den Gerätetyp (PC, Handy oder Tablet). Sichtbar ist das für die Leitung und die Person selbst. Eine Browserkennung speichert die Software dazu nicht. Weicht eine eingegebene Zeit um mehr als 5 Minuten von der Uhr des Servers ab, kennzeichnet sie den Eintrag als manuell.
Wer darf Zeiten ändern?
Ob und wann ein Arbeitgeber erfasste Arbeitszeiten ändern darf, ist eine Rechtsfrage, die ich hier nicht beantworte. In der Software gilt: Die Leitung korrigiert jeden Eintrag und genehmigt ihn dabei. Ändern Mitarbeitende in der Zeiterfassung eine abgeschlossene Zeit nachträglich, verlangt die Software einen Korrekturgrund. Ändern sich dabei Beginn, Ende oder Pause, setzt sie die Genehmigung zurück. Bereits genehmigte Zeiten ändern Mitarbeitende nur, wenn die Praxis es erlaubt (zuschaltbar). Eigene, noch nicht genehmigte Einträge löschen Mitarbeitende selbst. Ob das auch für gestempelte Tage gilt, stellt die Praxis ein. Jede Löschung steht mit allen Werten im Änderungsprotokoll.
Aufbewahrung
Für das Änderungsprotokoll sind Fristen hinterlegt: lohnrelevante Vorgänge 10 Jahre, übrige 2 Jahre. Die automatische Löschung danach ist zuschaltbar. Arbeitszeiten und Abwesenheiten löscht die Software nicht automatisch. Die Datenschutzseite der Software nennt die gesetzlichen Fristen als Mindestaufbewahrung, über die Löschung entscheidet die Praxis.
Plan und Ist
Plan und Ist: gestempelte Zeiten am Dienstplan
Beim Einstempeln ordnet die Software die Zeit der geplanten Schicht des Tages zu, samt Besetzungsposition. Beim Ausstempeln lässt sich die Schicht noch ändern. Im Wochenplan steht unter jeder geplanten Schicht, was tatsächlich gestempelt wurde, laufende Stempelungen eingeschlossen.
- Im Wochenplan erfasst und korrigiert die Leitung Ist-Zeiten direkt an der Schicht, für heute und vergangene Tage. Fehlbuchungen setzt sie nach Rückfrage auf 0 oder löscht sie
- Doppelte oder überlappende Zeiten derselben Person weist die Software auf allen Erfassungswegen ab. Eine Zeit, die direkt an die vorige anschließt, bleibt möglich
- Je Monat zeigt die Zeiterfassung die Ist-Stunden, die Zahl der Einträge, wie viele davon genehmigt sind, und offene Korrekturen
- Schnellerfassung: Ist-Zeiten mehrerer Mitarbeitender für heute oder einen vergangenen Tag zeilenweise nachtragen, auf Wunsch aus dem Dienstplan vorbefüllt
- Aufteilen auf Besetzungspositionen: Beim Ausstempeln schlägt die Software die geplanten Positionen vor und verteilt die gestempelte Zeit lückenlos darauf, Pausen anteilig
- Arbeitszeithinweise auf allen Wegen: auch auf der mobilen Stempeluhr, beim Korrigieren und Genehmigen, in den Ist-Dialogen und in der Krankmeldung im Dienstplan
Stundenkonto und Lohnbüro
Vom Stempeln ins Stundenkonto und zum Lohnbüro
Was geplant ist, wird gestempelt. Gestempelte Zeiten stehen sofort im Stundenkonto, in den Lohnexport (Beta) gehen nur genehmigte.
Stundenkonto
Soll, Ist und Stundenkonto ergeben sich aus Arbeitszeitmodell, Stempelzeiten und Abwesenheiten, fortlaufend ab dem Dienstplanstart jeder Person. Abgeschlossene Stempelungen zählen sofort, auch vor der Genehmigung. Ihren Stand sehen Mitarbeitende in der Seitenleiste unter „Mein Status“: Stundenkonto von heute, Ist und Soll bis heute samt Über- oder Minusstunden für Tag, Woche und Monat und den Resturlaub. Plus- oder Minusstunden aus der Zeit vor der Einführung übernimmt ein Startsaldo, und wer mitten im Jahr einsteigt, beginnt ohne künstliche Minusstunden.
Monatsnachweis
Der Monatsnachweis zeigt je Person oder für alle Soll, Ist, Saldo und Abwesenheiten, dazu den bereits genehmigten Anteil des Ist und einen Tagesnachweis mit Beginn, Ende und Pause. Export als PDF mit Praxislogo und Unterschriftszeilen, als Excel und je Person auch als CSV.
Lohnexport (Beta)
Am Monatsende fasst der Lohnexport die genehmigten Stunden für das Steuerbüro zusammen: als Excel-Datei, als CSV mit wählbaren Spalten oder als CSV-Datei zur Übernahme in DATEV LODAS. Der Lohnexport ist in der Software als Beta gekennzeichnet und keine zertifizierte DATEV-Schnittstelle. Lohnsteuer, Sozialabgaben und Zuschläge berechnet die Software nicht.
Stundenkonto und Arbeitszeitnachweise → · Lohnexport (Beta) aus der Zeiterfassung →
Rechtslage
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis
Mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht entschieden: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu erfassen. Ausgenommen sind nur diejenigen, für die der Gesetzgeber auf Grundlage der EU-Arbeitszeitrichtlinie abweichende Regeln getroffen hat. Das gilt auch für Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales beschreibt die Folge so: Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Das Bundesarbeitsgericht stützt sich in seinem Beschluss auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Zu erfassen sind auch Überstunden (Randnummer 43 des Beschlusses). Beschäftigte im Sinne des Arbeitsschutzgesetzes sind nach § 2 Abs. 2 ArbSchG neben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auch die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten, darunter Auszubildende.
Elektronisch muss die Erfassung nach dem Beschluss nicht in jedem Fall sein. Bei der Form haben Arbeitgeber einen Spielraum (Randnummer 65 der Gründe). Zu berücksichtigen sind dabei vor allem die Besonderheiten der Tätigkeitsbereiche und die Eigenheiten des Unternehmens, insbesondere seine Größe. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen auf Papier genügen. Die Aufzeichnung selbst kann der Arbeitgeber an die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer delegieren. Einrichtung und Vorhalten des Systems bleiben seine Aufgabe. Das Arbeitszeitgesetz selbst schreibt in § 16 Abs. 2 ArbZG nur für die Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich eine Aufzeichnung vor. Diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung enthält das Arbeitszeitgesetz bisher nicht. Zuletzt geändert wurde es durch ein Gesetz vom 23. Oktober 2024. CDU, CSU und SPD haben im Koalitionsvertrag 2025 angekündigt, die Pflicht zur elektronischen Erfassung von Arbeitszeiten unbürokratisch zu regeln und für kleine und mittlere Unternehmen angemessene Übergangsregeln vorzusehen (Zeilen 561 bis 563).
Für Minijobs gilt zusätzlich § 17 Mindestlohngesetz: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Wer die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, handelt ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro belegt werden (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 und Abs. 2 ArbZG). Bei den Aufzeichnungen für Minijobs nach § 17 MiLoG sind es bis zu 50.000 Euro (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG). Was zur Erfüllung der Pflichten aus dem Arbeitsschutzgesetz zu tun ist, kann die zuständige Behörde im Einzelfall anordnen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Folgt der Arbeitgeber einer vollziehbaren Anordnung nicht, droht auch hier eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro (§ 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a und Abs. 2 ArbSchG).
Ist in der Praxis oder im MVZ ein Betriebsrat gewählt, bestimmt er nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts bei der Ausgestaltung des Systems mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG, Randnummern 60 bis 64). Die Einführung gerade eines elektronischen Systems kann er danach nicht über die Einigungsstelle durchsetzen (Leitsatz 2).
Mit der digitalen Zeiterfassung erfassen alle Mitarbeitenden der Praxis Beginn, Ende und Pausen ihrer Arbeitszeit. Die Software hält sie mit Änderungsverlauf und Genehmigung durch die Leitung fest und unterstützt Sie so bei der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Die Verantwortung für die Einhaltung bleibt beim Arbeitgeber.
Praxisteam
Zeiterfassung für MFA, Teilzeit, Minijob und Ausbildung
Gestempelt wird für alle gleich, ob in Vollzeit, Teilzeit, im Minijob oder in der Ausbildung. Unterschiedlich sind Wochenstunden und freie Tage, bei Jugendlichen auf Wunsch auch die Regeln, auf die die Software hinweist.
MFA und Wochenstunden
Für Medizinische Fachangestellte gilt der Manteltarifvertrag, wenn beide Seiten tarifgebunden sind oder der Arbeitsvertrag ihn einbezieht. Allgemeinverbindlich ist er nicht. Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt danach durchschnittlich 38,5 Stunden in der Woche, ohne Pausen (§ 6 Abs. 1 MTV, laut den FAQ der Arbeitsgemeinschaft AAA zum Manteltarifvertrag vom 21. November 2024). In der Software tragen Sie bei jeder Person die Wochenstunden ein und weisen ihr ein Arbeitszeitmodell zu. Acht Modelle sind vorbelegt, eigene legen Sie dazu an.
Teilzeit und Minijob
Bei Teilzeit hinterlegen Sie, an welchen Wochentagen jemand nie arbeitet. An diesen Tagen entsteht kein Soll, und ein Urlaub über diese Tage kostet keinen Urlaubstag. Ändern sich Wochenstunden, Arbeitszeitmodell oder freie Tage, gilt das ab einer Kalenderwoche, die Sie auch im Voraus festlegen können. Frühere Monate bleiben dabei unverändert. Acht Beschäftigungsarten stehen zur Wahl, darunter Teilzeit, Minijob, Aushilfe und Azubi. Die Art steht auch im Lohnexport (Beta). Der Tagesnachweis im Monatsnachweis zeigt je Tag Beginn, Ende, Pause und Ist. Was § 17 MiLoG für Minijobs verlangt, steht oben im Abschnitt zur Pflicht.
Auszubildende
Zuschaltbar sind Hinweise auf die Grenzen des Jugendarbeitsschutzgesetzes für Beschäftigte unter 18 Jahren. Sie erscheinen an Stelle der Hinweise zum Arbeitszeitgesetz. Die Software warnt, sie sperrt nicht. Abweichungen durch Tarifvertrag nach § 21a JArbSchG, wie sie § 6 Abs. 5 des Manteltarifvertrags für Jugendliche zulässt, berücksichtigt die Software nicht. Ebenfalls zuschaltbar: Berufsschul- und Prüfungstage für alle Auszubildenden als eigene Abwesenheitsarten, ganztags oder mit Uhrzeit. Die Zeit zählt ohne Minus im Stundenkonto und ohne Abzug im Lohnexport (Beta).
Fachrichtungen
Zeiterfassung in Zahnarztpraxis, Therapiepraxis und MVZ
Die Zeiterfassung hängt nicht an der Fachrichtung: Erfasst wird die Arbeitszeit je Person und Schicht, mit Pausen, Genehmigung und Änderungsverlauf wie oben beschrieben.
Die Planung mit Besetzungspositionen, Qualifikationen, Teilzeit und Urlaubskonto ist nicht auf eine Fachrichtung zugeschnitten. Im Einsatz ist die Software bisher in einer HNO-Praxis. Eine Referenz aus einer Zahnarztpraxis gibt es noch nicht. Für Zahnmedizinische Fachangestellte (ZFA) stehen dieselben Erfassungswege zur Verfügung wie für MFA. In einer Therapiepraxis, etwa für Physiotherapie, passen Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaub. Zeiten je Patient, Hausbesuch oder Auftrag erfasst die Software aber nicht.
Für ein MVZ mit mehreren Standorten gibt es die zuschaltbare Planung je Standort im Dienstplan. In der Zeiterfassung wählt der Standortfilter die Personen des Standorts aus. Stunden und Lohn einer Person rechnet die Software über alle Standorte. Ob sie zu Ihrer Praxis passt, klären wir im Erstgespräch.
Vor dem Start
Was die Zeiterfassung nicht kann
Damit Sie vorher wissen, woran Sie sind: Diese Punkte deckt die Zeiterfassung derzeit nicht ab.
- Kein Stempelterminal mit Chip oder Karte. Gestempelt wird im Browser am Praxisrechner oder am Smartphone.
- Kein Stempeln ohne Verbindung zum Server. Ob der Server nur im Netz der Praxis oder auch von unterwegs erreichbar ist, legen wir bei der Einrichtung fest.
- Keine Zeiten je Patient, Hausbesuch oder Auftrag. Erfasst wird die Arbeitszeit je Person und Schicht.
- Keine App aus dem App-Store. Die Software läuft im Browser und lässt sich auf dem Smartphone als Symbol auf den Startbildschirm legen.
Gut zu wissen, bevor Sie starten: alle Grenzen der Software → · Einführung vom Erstgespräch bis zur Einweisung des Teams →
FAQ
Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Arztpraxis
Ist Zeiterfassung in der Arztpraxis Pflicht?
Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erfassen. Das gilt auch für Arzt-, Zahnarzt- und Therapiepraxen. Für Minijobs verlangt § 17 Mindestlohngesetz zusätzlich, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Quellen stehen oben im Abschnitt Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis. Diese Antwort ersetzt keine Rechtsberatung.
Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?
Nach heutigem Stand nicht. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts verlangt keine ausnahmslos elektronische Erfassung. Je nach Tätigkeit und Unternehmen können auch Aufzeichnungen auf Papier genügen (Randnummer 65). Im Arbeitszeitgesetz steht eine Pflicht zur elektronischen Erfassung bisher nicht. CDU, CSU und SPD haben im Koalitionsvertrag 2025 angekündigt, sie unbürokratisch zu regeln und für kleine und mittlere Unternehmen Übergangsregeln vorzusehen. Die Quellen stehen oben im Abschnitt Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis. Diese Antwort ersetzt keine Rechtsberatung.
Gilt die Pflicht auch für kleine Praxen?
Nach heutigem Stand ja. Das Bundesarbeitsgericht leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab. Arbeitgeber im Sinne dieses Gesetzes ist nach § 2 Abs. 3 ArbSchG jede natürliche oder juristische Person und jede rechtsfähige Personengesellschaft, die Beschäftigte hat. Eine Mindestzahl an Beschäftigten nennt die Vorschrift nicht. Die Größe der Praxis ist nach dem Beschluss bei der Form der Erfassung zu berücksichtigen (Randnummer 65). Diese Antwort ersetzt keine Rechtsberatung.
Muss der Praxisinhaber seine eigene Arbeitszeit erfassen?
Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts betrifft die Pflicht die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der Praxis, etwa MFA und angestellte Ärztinnen und Ärzte. Gemeint sind nach Randnummer 55 alle Arbeitnehmer im Sinne von § 5 Abs. 1 Satz 1 BetrVG, also auch die zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigten wie Auszubildende. Ausgenommen sind nur diejenigen, für die der Gesetzgeber abweichende Regeln getroffen hat. Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber sind keine Arbeitnehmer und fallen deshalb nicht darunter. Diese Antwort ersetzt keine Rechtsberatung.
Was droht, wenn eine Praxis die Arbeitszeit nicht erfasst?
Werden die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG über die Arbeitszeit, die acht Stunden werktäglich übersteigt, nicht oder nicht richtig erstellt oder nicht für die vorgeschriebene Dauer aufbewahrt, ist das eine Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG). Bei den Aufzeichnungen für Minijobs nach § 17 MiLoG sind es bis zu 50.000 Euro (§ 21 MiLoG). Was zur Erfüllung der Pflichten aus dem Arbeitsschutzgesetz zu tun ist, kann die zuständige Behörde im Einzelfall anordnen. Wer einer vollziehbaren Anordnung nicht folgt, dem droht eine Geldbuße bis zu 30.000 Euro (§ 25 ArbSchG). Die Quellen stehen oben im Abschnitt Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in der Arztpraxis. Diese Antwort ersetzt keine Rechtsberatung.
Darf beim Stempeln der Standort erfasst werden?
Das ist eine Rechtsfrage, die ich hier nicht beantworte. In der Software ist die Standorterfassung zuschaltbar und gilt nur für Personen, die eingewilligt haben. Bei ihnen speichert sie beim Stempeln Standort und IP-Adresse. Ohne Einwilligung wird trotzdem gestempelt, ein Widerruf löscht die gespeicherten Standortdaten, und die Karte zum Stempelort lädt der Browser erst auf Klick von OpenStreetMap. Ihre Einwilligung erteilen und widerrufen Mitarbeitende auf der Seite „Datenschutz“ in der Software.
Kann man per Chip oder Karte stempeln?
Nein. Ein Stempelterminal mit Chip oder Karte gibt es nicht, und ohne Verbindung zum Server lässt sich nicht stempeln. Gestempelt wird im Browser am Praxisrechner oder mit der mobilen Stempeluhr am Smartphone.
Erinnert die Software ans Stempeln?
Auf Wunsch ja. Mit den zuschaltbaren Push-Erinnerungen erinnert das persönliche Smartphone zu Dienstbeginn, wenn noch nicht eingestempelt ist, kurz bevor die Pausenpflicht greift, und zum Feierabend, wenn noch eingestempelt ist. Die Erinnerung selbst stempelt nicht. Ein Tipp darauf öffnet das Dashboard. Auf dem iPhone muss die Software dafür als Symbol auf dem Startbildschirm liegen.
Wie lange werden Änderungen aufbewahrt?
Für das Änderungsprotokoll sind Fristen hinterlegt: lohnrelevante Vorgänge 10 Jahre, übrige 2 Jahre. Die automatische Löschung danach ist zuschaltbar. Arbeitszeiten und Abwesenheiten selbst löscht die Software nicht automatisch. Darüber entscheidet die Praxis.
