Fallstudie: Dienstplan und Zeiterfassung in einer Arztpraxis
Entwickelt für eine HNO-Praxis in Freiburg, seit August 2026 im täglichen Einsatz.
Dienstplan, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Stundenkonto und Lohnexport in einem System. Die Anforderungen kamen direkt aus dem Praxisalltag. Die Software läuft im Browser und wird für jede Praxis als eigene Installation mit eigener Datenbank eingerichtet.
Urlaub und Lohnexport
am Smartphone
und Höchstarbeitszeit
Das Projekt
Entwickelt mit und für eine Arztpraxis
Ausgangslage. Eine HNO-Praxis in Freiburg brauchte eine gemeinsame Lösung für Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung, die zu ihren Abläufen passt.
Umsetzung. Die Anforderungen der Praxis flossen laufend in die Entwicklung ein, bis hin zum Schalterprinzip: Neue Funktionen, die Abläufe oder Ergebnisse verändern, wirken erst, wenn die Praxis sie einschaltet.
Heute. Seit August 2026 arbeitet die Praxis täglich mit der Software. Die Software wird laufend weiterentwickelt.
Namen von Praxen und Personen nenne ich auf dieser Seite bewusst nicht.
Die Abbildung oben ist eine nachgebaute Beispieldarstellung mit erfundenen Namen und Zahlen, kein Bildschirmfoto aus dem echten Betrieb.
Entwicklung
Entwicklung mit der Praxis und Schalterprinzip
Die Software ist Individualsoftware. Entwickelt habe ich sie zusammen mit der Praxis, aus den Anforderungen ihres Alltags. Anpassungen an Ihre Praxis entwickle ich selbst, zum Beispiel an Begriffen, Vorbelegungen, Auswertungen oder am Exportformat für Ihr Steuerbüro, auf Wunsch auch ganz neue Funktionen.
Bis die Praxis eine neue Funktion einschaltet, die Abläufe oder Ergebnisse verändert, arbeitet die Software wie gewohnt. Die meisten Funktionsschalter stehen gesammelt auf einer Seite der Einstellungen, jeder mit einer kurzen Beschreibung, was er ein- und ausschaltet; eine Änderung gilt sofort für alle. Neue Regeln des Arbeitszeitrechts schaltet die Praxis im Regelwerk einzeln ein. Fehlerkorrekturen kommen ohne Schalter, denn sie sollen sofort wirken.
Neuerungen nach Updates
Den Menüpunkt „Neuerungen“ sieht die Leitung, also die Rollen Manager und höher. Jeder Eintrag sagt kurz, was neu ist und wo es eingestellt wird; bei neuen Schaltern steht in der Regel dabei, ob sie nach dem Update an oder aus sind, Fehlerkorrekturen stehen gesondert.
Mit „Gelesen“ bestätigt jede Person aus der Leitung den Stand für sich, und die Software speichert, wer wann bestätigt hat. Die Texte sind Teil des Updates; die Software lädt sie nicht aus dem Internet nach.
Einführung
Einführung und Betrieb
So kommt die Software in Ihre Praxis, und so geht es danach weiter.
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Einrichtung
Ich richte die Installation auf dem Server ein, den wir dafür vereinbaren. Dazu kommen Grundeinstellungen, das Anlegen der Mitarbeitenden und Startwerte für Urlaub und Stundenkonto. Die Einweisung der Leitung und des Teams in die Bedienung gehört dazu.
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Hilfe im Alltag
Nach der Anmeldung öffnet der Knopf „Hilfe“ auf jeder Seite die Erklärung zu genau dieser Seite. Dazu gibt es ein Handbuch, das die Funktionen Kapitel für Kapitel erklärt: was sie tun, wie der Arbeitsablauf aussieht, dazu Fallbeispiele aus dem Praxisalltag mit erfundenen Personen. Hilfe und Handbuch stehen Mitarbeitenden und Leitung gleichermaßen offen.
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Betrieb und Updates
Updates bringen neue Funktionen nach dem Schalterprinzip. Ein Sicherungsskript sichert die Datenbank täglich und bewahrt die Sicherungen im Generationenprinzip auf. Den Umfang der Betreuung regelt das Angebot.
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Funktionen
Sechs Bereiche in einer Software
Dienstplan, Zeiterfassung, Urlaub & Abwesenheit, Stundenkonto & Auswertungen, Lohnexport und Arbeitszeitregeln greifen ineinander: Was geplant ist, wird gestempelt. Gestempelte Zeiten stehen sofort im Stundenkonto, in den Lohnexport gehen nur genehmigte. Der Lohnexport ist in der Software noch als Beta gekennzeichnet.
Datenschutz & Betrieb
Personaldaten in einer eigenen Installation
Die Software läuft als eigene Installation je Praxis, nicht als gemeinsame Plattform für viele Kunden. Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Stammdaten liegen in der eigenen Datenbank dieser Installation, Patientendaten verwaltet die Software nicht. Auf welchem Server sie läuft, wer ihn betreibt und wohin die Datensicherung geht, wird bei der Einrichtung vereinbart.
Technik
Ein dokumentierter Docker-Stack
Keine exotischen Bausteine und kein Lizenzserver: Die Software läuft als Docker-Stack auf einem Linux-Server. Updates passen die Datenbank über versionierte Migrationen an, die Daten bleiben dabei in der eigenen Datenbank. Über 14.000 automatisierte Tests für Server und Oberfläche laufen bei jeder Codeänderung (Stand: Oktober 2026).
Vor dem Start
Gut zu wissen, bevor Sie starten
Die Software läuft im Browser, am Praxisrechner wie am Smartphone. Sie brauchen dafür weder eine App aus dem App-Store noch ein Stempelterminal; gestempelt wird mit Verbindung zum Server. Erfasst wird die Arbeitszeit je Person und Schicht, nicht je Auftrag oder Kunde. Für die Lohnabrechnung stellt der Lohnexport (Beta) die Monatsstunden für Ihr Lohnbüro bereit, Lohnsteuer, Sozialabgaben und Zuschläge berechnet die Software selbst nicht. Den Dienstplan erstellt die Praxisleitung, unterstützt von Vorlagen, Rahmenplänen und Warnungen.
Überblick
Alle Funktionen im Überblick
Die Praxis nutzt nicht alle Funktionen, die die Seite Dienstplan und Zeiterfassung beschreibt. Dort steht je Bereich in kurzen Sätzen, was die aktuelle Version der Software kann, von der Dienstplanung bis zum Lohnexport.
- Dienstplan
- Zeiterfassung
- Urlaub & Abwesenheit
- Stundenkonto & Auswertungen
- Lohnexport
- Arbeitszeitregeln
- Bedienung, Hilfe und Benachrichtigungen
- Verwaltung, Datenschutz und Betrieb
Weitere Projekte und Leistungen
Lernplattform, CRM-Auswertungen, Unternehmenswebsite und IT-Beratung für Facharztpraxen: Weitere Projektbeispiele stehen bei den Referenzen.
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