Hinweis: Dieser Artikel wurde am 10. Juli 2026 überarbeitet. Die ursprüngliche Fassung bezog sich auf den Stichtag 2. August 2026. Mit dem Digital Omnibus hat die EU Ende Juni 2026 den Zeitplan des AI Act angepasst. Alle Details zu den verschobenen Fristen finden Sie in meinem Beitrag zum Digital Omnibus.

Die Transparenzpflichten des EU AI Act gehören zu den Anforderungen, die praktisch jedes Unternehmen mit KI-Einsatz im Kundenkontakt betreffen, nicht nur die Großkonzerne. Chatbots müssen sich als KI zu erkennen geben, KI-generierte Inhalte müssen gekennzeichnet werden. Der Digital Omnibus hat den Zeitplan entzerrt, die Kennzeichnungspflichten greifen nun gestaffelt ab Dezember 2026 statt bereits im August. An der Sache selbst ändert das nichts, nur an der verfügbaren Vorbereitungszeit. Wer die Umsetzung jetzt plant, arbeitet ohne Termindruck statt später unter Zwang.

Was die Transparenzpflichten verlangen

Die Anforderungen sind klarer, als viele befürchten, aber sie erfordern technische Umsetzungsarbeit, die nicht an einem Nachmittag erledigt ist. Betroffen sind im Wesentlichen drei Bereiche.

Zunächst die Chatbots und virtuellen Assistenten. Jedes KI-System, das im direkten Kundenkontakt natürlichsprachlich kommuniziert, muss sich als KI erkennbar machen, und zwar gleich zu Beginn der Interaktion und nicht erst auf Nachfrage. Das betrifft den Chatbot auf der Website genauso wie automatisierte E-Mail-Antworten und Sprachassistenten am Telefon.

Der zweite Bereich sind KI-generierte Inhalte. Texte, Bilder, Audio und Video, die mit KI erzeugt oder erheblich verändert wurden, müssen als solche gekennzeichnet sein, maschinenlesbar und bei synthetischen Medien mit realen Personen auch sichtbar. Für das Marketing bedeutet das, dass jedes KI-generierte Kampagnenbild und jeder synthetische Sprecher eine Kennzeichnung braucht.

Und schließlich die Systeme, die Emotionen oder biometrische Merkmale erkennen und verarbeiten. Sie müssen die betroffenen Personen aktiv darüber informieren. Das reicht von der Emotionserkennung in HR-Prozessen bis zur Gesichtserkennung an Zugangssystemen.

Wer eigene KI-Modelle anbietet

Wer eigene Sprachmodelle entwickelt oder anbietet, auch als internes Werkzeug für andere Entwickler, fällt unter die Regeln für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck. Diese gelten bereits seit August 2025 und wurden vom Digital Omnibus nicht verschoben. Ab einem bestimmten Schwellenwert an Trainingsaufwand kommen zusätzliche Anforderungen an Dokumentation und Risikobewertung hinzu.

So gehen Sie die Umsetzung an

Am Anfang steht eine vollständige Liste aller KI-Systeme im Unternehmen, einschließlich der KI, die in Drittanbieter-Software eingebettet ist. Für jedes System sollte klar sein, was es tut, ob es direkt mit Kunden oder Mitarbeitern interagiert, ob es Inhalte erzeugt und ob es biometrische Daten verarbeitet.

Danach folgt die technische Umsetzung der Kennzeichnung. Bei Chatbots heißt das ein Hinweis zu Beginn jeder Konversation, deutlich erkennbar und nicht als versteckter Fußnotentext. Bei generierten Inhalten kommen eine sichtbare Kennzeichnung oder Metadaten im C2PA-Format in Frage. Beides lässt sich mit überschaubarem Aufwand in bestehende Systeme integrieren.

Bleibt die Dokumentation. Die umfangreichen Nachweispflichten für Hochrisiko-Systeme, etwa in der Kreditvergabe, bei Personalentscheidungen oder medizinischen Diagnosen, greifen nach dem Digital Omnibus erst ab Dezember 2027. Für die meisten Unternehmensanwendungen genügt es schon heute, festzuhalten, welches KI-System wo eingesetzt wird und wie die Kennzeichnung umgesetzt ist.

Was bei Nichtumsetzung droht

Die Aufsicht liegt in Deutschland bei einer noch zu benennenden nationalen Behörde. In der Anfangsphase ist mit Hinweisen und Abmahnungen zu rechnen, bevor Bußgelder verhängt werden. Die Erfahrung mit der DSGVO zeigt allerdings, dass aus Kulanz schnell Konsequenz wird. Der Bußgeldrahmen des AI Act reicht bis 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.

Wer die Transparenzpflichten jetzt sauber implementiert, ist für die nächsten Stufen des AI Act deutlich besser aufgestellt. Ich sehe das weniger als Last denn als Investition in einen rechtssicheren KI-Einsatz. Dank der verschobenen Fristen ist die Umsetzung derzeit ohne Termindruck möglich, und genau das würde ich ausnutzen.